Slik arkiverer du alfabetisk (med bilder)

Innholdsfortegnelse:

Slik arkiverer du alfabetisk (med bilder)
Slik arkiverer du alfabetisk (med bilder)
Anonim

Alfabetisk arkivering er en grunnleggende måte å organisere dokumenter som lar deg raskt lagre, få tilgang til og administrere dine personlige og forretningsfiler

Ved å implementere alfabetisk arkivering i livet ditt, vil du sikre at alle dokumenter er beskyttet og lett tilgjengelige. Det er mange regler for hvordan du arkiverer alfabetisk på engelsk for å bevare et fornuftig arkivsystem. Heldigvis er det enkelt å komme i gang med nye dokumenter, og det er fremdeles ikke en vanskelig endring å gjøre hvis du trenger å omorganisere deg!

Trinn

Del 1 av 2: Arkivering alfabetisk

Fil alfabetisk trinn 1
Fil alfabetisk trinn 1

Trinn 1. Bestem deg for det alfabetiske systemet du vil bruke

Selv noe så tilsynelatende greit som alfabetisk arkivering tilbyr flere alternativer å velge mellom. Det er viktig at du velger ett system og bruker det konsekvent.

  • Bokstav-for-bokstav-arkivering vurderer hver bokstav i hvert ord i rekkefølgen av utseende, og ignorerer mellomrom mellom ord.
  • Ord-for-ord-arkivering bestiller varer basert på den første bokstaven i hvert ord etter hverandre.
  • Enhet-for-enhet arkivering tar hensyn til hvert ord, forkortelse og initial, og bestiller varer i henhold til disse. Enhet-for-enhet-systemet anbefales generelt.
Fil alfabetisk trinn 2
Fil alfabetisk trinn 2

Trinn 2. Gruppere varer

Når du har alle elementene du trenger å arkivere, bestemmer du hvordan du vil gruppere filene. Du kan velge ordbokformatet der alle filer er satt i en alfabetisk rekkefølge, uavhengig av filtype eller elementene den inneholder. Du kan også bruke leksikonformatet, der elementene er gruppert etter type eller emne, og deretter er hver gruppe ordnet alfabetisk.

Hvis du har mange forskjellige typer ting å arkivere (oppskrifter, skattekvitteringer, brev osv.), Kan det være nyttig å bruke leksikonformatet. Gruppér elementene etter type først, og bestill deretter elementene i hver gruppe alfabetisk. Hold gruppene adskilt ved hjelp av skillelinjer eller fargekoding

Fil alfabetisk trinn 3
Fil alfabetisk trinn 3

Trinn 3. Indekser filene dine

Indeksering er måten å plassere hver seksjon av en tittel i den riktige enheten. For å indeksere elementer før du arkiverer dem, må du bryte ned elementene i navnet på hvert element og lage et nytt alfabetisk navn, som kan avvike fra standardnavnet. For eksempel:

  • Anta at du har følgende ting å indeksere og arkivere: en artikkel om aardvarks med tittelen "Nocturnal Feeding of Aardvarks", en biografi om den bemerkede aardvark -eksperten Jane A. Doe, og en salgsfremmende brosjyre for en Detroit Zoo aardvark -utstilling.
  • Biografien til Jane A. Doe ville bli indeksert som "Doe, Jane A.", siden etternavn kommer først i arkiveringen. Den ville bli arkivert under bokstaven "D."
  • Artikkelen “Nocturnal Feeding of Aardvarks” kan indekseres slik den er, hvis du velger gruppering i ordbokstil. Den kan arkiveres under bokstaven "N" (for "Nocturnal") ved å bruke denne gruppen.
  • Alternativt kan du indeksere "Nattmating av Aardvarks" som "Aardvarks, Nattmating av." Dette ville være fornuftig hvis du brukte en gruppering i leksikonstil, og ikke bare arkiverer elementer relatert til aardvarks. Varen vil deretter bli arkivert under "A."
  • Reklamebrosjyren kan indekseres som "Aardvarks, utstillinger (Detroit Zoo)." Dette ville være fornuftig hvis du forventer å ha flere materialer på aardvark-utstillinger-for eksempel kan du ha et annet element som skal indekseres som "Aardvarks, utstillinger (Toledo Dyrehage)."
  • Alternativt kan reklamebrosjyren indekseres som "Detroit Zoo (Aardvark Exhibit)." Dette kan være fornuftig hvis du forventer å ha flere elementer relatert til Detroit Zoo, eller hvis du vil bruke en gruppering i leksikonstil for å arkivere elementer etter geografisk plassering.
Fil alfabetisk trinn 4
Fil alfabetisk trinn 4

Trinn 4. Bestill filer alfabetisk i henhold til deres indekserte navn

Den generelle regelen for arkivering alfabetisk er å ordne elementer i rekkefølge fra A (første) til Z (siste). Bruk stadig mer spesifikk informasjon for å skille mellom og bestille separate varer. For eksempel:

  • Rekkefølgen på de indekserte filene i forrige trinn kan da være (avhengig av systemet du bruker): "Doe, Jane A.," "Detroit Zoo (Aardvark Exhibit)" og "Nocturnal Feeding of Aardvarks" ELLER "Aardvarks, utstillinger (Detroit Zoo),”“Aardvarks, Nocturnal Feeding of”og“Doe, Jane A.”
  • En fil for "Wallaby" ville komme etter en fil for "Emu." En fil for "kenguru" ville komme i mellom, og en fil for "Aardvark" ville komme før en for "Bear" og en for "Emu." Dette vil gi deg følgende filrekkefølge: "Aardvark", "Bear", "Emu", "Kangaroo", "Wallaby."
  • Hvis du deretter la til en fil for "Anteater", ville den komme etter eventuelle filer for "Aardvark." Siden begge begynner med bokstaven "A", må du se på den andre bokstaven i hvert ord ("N" og "A", henholdsvis) for å bestemme rekkefølgen, og deretter ordne filer basert på dette. Den nye ordren ville være: "Aardvark", "Anteater", "Bear", "Emu", "Kangaroo", "Wallaby."
Fil alfabetisk trinn 5
Fil alfabetisk trinn 5

Trinn 5. Merk filmappene dine

For å gjøre det enkelt å finne elementer merker du hver filmappe med det riktige indekserte navnet på elementene det inneholder. Dette vil også gjøre det lettere å introdusere nye filer i riktig rekkefølge.

  • Plasser elementene i mappen som er angitt for dem.
  • Du kan også finne det nyttig å fargekode filene dine for å forbedre brukervennligheten. Hvis du for eksempel bruker en gruppering i leksikonstil, gir du hver gruppe en egen farge og merker hvert element/fil i hver gruppe med sin respektive farge.
Fil alfabetisk trinn 6
Fil alfabetisk trinn 6

Trinn 6. Dokumenter indekserings- og arkiveringssystemet

Vær konsekvent med indekserings- og arkiveringssystemet ditt, uansett hva det er. Sørg for at alle med tilgang til filene er klar over systemet. For eksempel kan du opprette og dele et dokument som beskriver reglene for arkivsystemet. Dette vil hjelpe alle til å kunne bruke arkivsystemet effektivt.

Fil alfabetisk trinn 7
Fil alfabetisk trinn 7

Trinn 7. Arkiver nye elementer på riktig måte

Plasser filer i skapet basert på indekserte navn og alfabetisk rekkefølge, i henhold til systemet du bruker. Skift gjeldende filer etter behov for å plassere nye filer på riktig sted.

Del 2 av 2: Håndtering av spesielle saker

Fil alfabetisk trinn 8
Fil alfabetisk trinn 8

Trinn 1. Filelementer under deres betydelige periode

Noen ganger er det fornuftig å arkivere elementer basert på stikkord, uavhengig av rekkefølgen ord i en tittel eller et navn vises. Dette sikrer at en fil kan indekseres og lokaliseres med det mest logiske uttrykket. For eksempel

"First Bank of Chicago" kan indekseres og arkiveres som "Chicago, First Bank of." "Chicago" er nøkkelbegrepet i denne oppføringen, i stedet for "Først" eller "Bank", spesielt hvis du kan ha andre varer med lignende navn, for eksempel "First Bank of Tulsa" eller "Chicago Bank and Trust."

Fil alfabetisk trinn 9
Fil alfabetisk trinn 9

Trinn 2. Bestill navn etter etternavn

Typiske arkiveringsstandarder anbefaler å indeksere enkeltpersoner med etternavn først, siden etternavnet anses som et betydelig begrep.

  • Dermed ville "Jane A. Doe" bli indeksert og arkivert som "Doe, Jane A."
  • Sett titler (Dr., Mrs., Major, etc.) på slutten. "Dr. Jane A. Doe, for eksempel, ville bli indeksert og arkivert som "Doe, Jane A., Dr."
  • Vanligvis bestiller du navn som de er stavet, bokstav for bokstav. For eksempel vil "MacDonald" komme foran "McDonald." På samme måte regnes "D '," "L", "Le", "de" osv. Som en del av navnet, ikke som separate enheter. For eksempel kan du bestille filer "Heinlein", "Le Guin" "L'Engle" og "Wolfe" i den rekkefølgen (og IKKE som "L'Engle," Le Guin "," Heinlein "," Wolfe ").
  • Et vanlig unntak fra disse reglene om navn er når en persons navn er en del av et virksomhets- eller organisasjonsnavn. I disse tilfellene skal du behandle individets navn som enheter i firmanavnet. For eksempel ville "Jane A. Doe Pest Control" blitt arkivert under "J", og IKKE indeksert som "Doe, Jane A. Pest Control."
Fil alfabetisk trinn 10
Fil alfabetisk trinn 10

Trinn 3. Ignorer artikler, konjunksjoner og preposisjoner

Artikler (for eksempel "a", "an" og "the"), konjunksjoner (for eksempel "og", "men" og "eller") og preposisjoner (for eksempel "for", "av" og "In") hoppes vanligvis over ved indeksering og arkivering alfabetisk, siden de ikke regnes som betydningsfulle termer. Dette er tilfellet selv når de danner begynnelsen på et varens navn. For eksempel:

  • "En undersøkelse av emu -matingspraksis" vil bli arkivert under "E", for "Emu" (det betydningsfulle ordet i denne elementets tittel), i stedet for "A" for "an."
  • "Doe and Smith Pest Control" ville bli arkivert etter "Doe, Jane A." Begge indekserte navn begynner med ordet "Doe", så du går videre til neste betydningsfulle begrep i hver (henholdsvis "Smith" og "Jane") for å bestemme filrekkefølgen. Ignorer ordet "og", siden det ikke er vesentlig.
Fil alfabetisk trinn 11
Fil alfabetisk trinn 11

Trinn 4. Behandle forkortelser som om de var stavet ut

Når du indekserer og arkiverer varer, kan du støte på forkortelser som "Mfg." (for "Produksjon") eller "Inc." (for "Inkorporert). Vanligvis bør du indeksere og arkivere elementer som om disse forkortelsene ble stavet, i stedet for bare som bokstavstrenger.

For eksempel vil "Jane A. Doe Mining Company" bli arkivert etter "Jane A. Doe Mfg."

Fil alfabetisk trinn 12
Fil alfabetisk trinn 12

Trinn 5. Filnummer vanligvis

Når du arkiverer elementer alfabetisk, kan du støte på tall i titlene. Generelt, filnumre vanligvis, i stedet for som om de var stavet ut. Tall blir også arkivert før bokstaver.

  • For eksempel vil "3M Company" bli arkivert før "100 Great Business Ideas" (siden "3" kommer før "100").
  • "Great Business Ideas" og "Great Business Leaders" vil bli arkivert etter "100 Great Business Ideas", siden tall er ordnet før bokstaver.
  • Tall som allerede er stavet, blir behandlet som ord i stedet for tall. For eksempel, lagre elementene "100 Great Business Leaders", "Great Business Ideas" og "Two Hundred Great Business Ideas" i den rekkefølgen.
  • Hvis det tjener dine arkiveringsformål, kan du imidlertid gjøre et unntak og alltid arkivere tall som om de var stavet.
Fil alfabetisk trinn 13
Fil alfabetisk trinn 13

Trinn 6. Behandle spesialtegn

Eventuelle ikke-alfabetiske eller ikke-numeriske tegn som du støter på når du indekserer og arkiverer elementer, må tas i betraktning. Hva du skal gjøre med disse tegnene, avhenger imidlertid av deres type:

  • Tegnsetting (for eksempel apostrofer, punktum og kommaer) ignoreres vanligvis når indeksering og arkivering av elementer. Lag for eksempel "Washingtons beste kaffe" og "Washington State Fair" i den rekkefølgen.
  • Diakritiske behandles som den tilsvarende bokstaven, uten det diakritiske merket. For eksempel, lagre "Éclair" som "Eclair" og "Über" som "Uber." Unntaket fra dette er når du arkiverer i henhold til alfabetet til et språk som bruker diakritikk, i så fall bør du følge den normale alfabetiske rekkefølgen til det språket.
Fil alfabetisk trinn 14
Fil alfabetisk trinn 14

Trinn 7. Bruk den generelle regelen "ingenting før noe" når det er nødvendig

Vanligvis ignoreres mellomrom (inkludert tegnsetting og andre elementer som hoppes over) når de arkiveres alfabetisk. I tilfeller der du har varer som begynner på samme måte, bruker du et mellomrom eller regelen "ingenting før noe" for å bestemme innleveringsrekkefølgen.

  • Lag for eksempel "North East Bank", "North East Manufacturing" og "Northeast Bank" i den rekkefølgen.
  • På samme måte "Doe, Jane A." ville bli arkivert før "Doe, Jane A., Dr."
Fil alfabetisk trinn 15
Fil alfabetisk trinn 15

Trinn 8. Skill filer ved mer detaljert informasjon, når det er nødvendig

I sjeldnere tilfeller er alfabetisk informasjon ikke nok til å bestemme rekkefølgen på filer. I disse tilfellene må du bruke ytterligere informasjon for å indeksere og bestille varer. Merk denne tilleggsinformasjonen på de respektive filene for å hjelpe deg med å skille dem. For eksempel:

  • Hvis du hadde varer til to forskjellige personer som heter Jane A. Doe, kan du bestille dem etter fødselsdato. Filen "Doe, Jane A. (f. 1853)" ville dermed komme før filen "Doe, Jane A. (f. 1967).
  • Du kan også bestille varer i henhold til geografi når du trenger å skille. Hvis du har filer for tre forskjellige banker på tre forskjellige steder, og hver bank heter "First United Bank and Trust", kan du bestille dem alfabetisk i rekkefølgen "First United Bank and Trust (Georgia)", "First United Bank and Trust Trust (Oklahoma),”og“First United Bank and Trust (South Dakota).”
  • På samme måte, hvis du hadde gjenstander for to forskjellige bjørner eller bjørntyper, ville du skille dem ytterligere, basert på arter, geografisk plassering, etc. For eksempel kan du ha filer på "Bear, Brown" og "Bear, Grizzly" (i den rekkefølgen), eller filer på "Bears (European)" og "Bears (North American)" (i den rekkefølgen).
Fil alfabetisk trinn 16
Fil alfabetisk trinn 16

Trinn 9. Offentliggjøre unntak og spesielle regler

Sørg for at alle som bruker filene dine, vet om unntak fra standardretningslinjer som tas med i arkivsystemet. Dette vil bidra til at alle kan bruke arkivsystemet riktig og effektivt.

Anbefalt: