Få ting er viktigere for et godt driftskontor enn et arkivsystem som fungerer. Enten du er den eneste som får tilgang til filer eller du deler med en stab, må arkivsystemet du velger være organisert slik at alle kan finne det de leter etter. Hvis arkivsystemet er vanskelig å bruke, henger du på papirer av frykt for å miste dem i filene, og du får snart hauger med papir som dekker skrivebordet ditt.
Trinn
Trinn 1. Bestem deg for et arkivsystem
Uansett hva det er, må det være fornuftig, så du vet nøyaktig hvor hvert stykke papir er. Dine alternativer er:
- Alfabetisk. Dette systemet er best når de fleste filene dine skal være navn på klienter, pasienter eller kunder.
- Emne eller kategori: De fleste filsystemer er organisert etter emne eller kategori, noe som fungerer godt når det er satt opp riktig, men kan også være det mest forvirrende når det ikke er det.
- Numerisk/kronologisk. Dette er best når filene dine hovedsakelig består av nummerert eller datert materiale, for eksempel innkjøpsordre eller kvitteringer.
Trinn 2. Fyll filskuffene med hengende mapper
De hengende mappene blir aldri fjernet, og fungerer som plassholdere for manila -konvoluttene som du vil fjerne fra skuffen.
Trinn 3. Sorter papirene i hauger etter kategori
Hvis en haug blir mer enn en tomme eller to høy, del den inn i underkategorier. Hvis en haug er for tynn, kombinerer du den med en annen haug og gir den et nytt navn. Navnene på haugene skal gjøre det enkelt å finne ut hvilken haug hvert stykke papir går i.
Trinn 4. Legg hver haug i en manila -mappe og merk den tydelig
Det er best å bruke mapper med faner som er i midten i stedet for forskjøvet fordi det får filene til å se penere ut.
Trinn 5. Plasser manila -mappene i de hengende mappene
For de fleste filer vil vanlige hengende mapper fungere, men for tykke filer eller filer du måtte dele inn i underkategorier, bruk boksens nederste mapper. Du kan bestille mappene slik du vil, men de fleste bruker et alfabetisk system på dette tidspunktet.
Trinn 6. Merk de hengende mappene med samme navn som manila -mappene
Plasser alle plastflikene til venstre i mappen med mindre du bruker et sidefilskap. For laterale filer, som går fra venstre til høyre når du åpner skuffen i stedet for foran til bak, plasserer du fanene på høyre side.
Trinn 7. Plasser en forsyning av hengende og manila mapper i nærheten av filene, slik at du enkelt kan legge til en mappe hvis du befinner deg med et stykke papir som ikke tilhører en eksisterende mappe
Unngå mapper som er for tykke eller for tynne. Det kan også være lurt å legge om mapper og omfordele papirer hvis du bestemmer deg for at du må kategorisere på nytt.
Trinn 8. På slutten av året fjerner du alle mappene, merker ferske manila -mapper med samme kategorinavn og legger dem i filene
Gå gjennom de gamle mappene for å se om noe må overføres til de nåværende filene, og legg resten i arkivet ditt.
Tips
Du kan bli fristet til å fargekode filene dine, bruke datamaskinen til å skrive ut filetiketter eller på annen måte gjøre filene dine mer attraktive. Men når du må gjøre en endring, for eksempel å legge til en enkelt mappe, vil du bli misfornøyd hvis du finner ut at du er ute av de riktige fargemappene eller må skrive en filetikett for hånd. Det er best å holde ting enkelt
Advarsler
- Lag aldri en diverse haug for det du ikke kan kategorisere, for alt vil ende opp der.
- Når du har opprettet et arkivsystem, må du følge med i arkiveringen. Sett av tid hver dag til å ta papirer fra skrivebordet og arkivere dem. Motstå fristelsen til å sette en dyp arkivkurv på filene dine, fordi du bare vil fylle den opp, og det blir en annen fil.
