Å organisere et arkivskap kan være tøft, enten det er et hjemmeskap fylt med betalte regninger og skatteinformasjon eller et arbeidskap fylt med fullførte prosjekter og fakturaer. Organiser arkivskapet ditt ved å kvitte deg med gamle filer, finne et arkivsystem som fungerer for deg og kontinuerlig vedlikeholde det.
Trinn
Del 1 av 4: Rensing av gamle dokumenter
Trinn 1. Kjøp et arkivskap hvis du ikke har det
Se etter et skap av god kvalitet som har en god størrelse for ditt hjem eller kontor innenfor budsjettet ditt. Vurder et brannsikkert og vanntett skap, i tilfelle naturkatastrofer som kan ramme hjemmet ditt. En haug med slike skap finnes i lokale butikker, møbelbutikker, snekkerforretninger og kjøpesentre.
Trinn 2. Begynn å gå gjennom filene dine
Legg til side alt som åpenbart er gammelt eller unødvendig. Sette til side:
- Kvitteringer for produkter du ikke lenger eier.
- Søppelpost
- Gamle regninger for tjenester du ikke lenger bruker
- Forretningsbrev fra en gammel jobb
- Frimerker du ikke lenger trenger
Trinn 3. Ikke vær redd for å bli kvitt ting
Selv om visse dokumenter som fødselsattester og skatteinformasjon åpenbart er viktige, kan det være søppelpost eller gamle kvitteringer som ser viktige ut, men egentlig ikke er det. Tenk på hvert dokument mens du tar din beslutning, og tenk på om det faktisk kan være nyttig i fremtiden. Hvis du ikke ville savne det hvis det forsvant i et år, er det sannsynligvis greit å kaste det.
Trinn 4. Vær forsiktig når du kaster ting på jobben
Sørg for å spørre veilederne dine før du kaster noe, da det kan være viktigere enn du tror. Bedriften din kan også ha retningslinjer for hvor lenge ting må oppbevares og hvordan de må kastes.
Trinn 5. Bestem hvilke ting som må beholdes
Dette vil generelt avhenge av hvor nylig eller nyttig de er. Bruk skjønn og tenk på om dokumentene vil være nyttige eller nødvendige i fremtiden. Hvis de virkelig er viktige, behold dem. For skatteinformasjon, forsikringsjournaler og vitale dokumenter, behold dem i følgende tidsperioder:
- Behold selvangivelsesinformasjonen i 7 år, samt kvitteringer for varer du har trukket fra skattene dine. IRS kan revidere enhver avkastning opptil 6 år etter at skatten din er arkivert.
- Oppbevar forsikringsjournaler, pantelån og bevis på veldedige donasjoner i opptil tre år.
- Sørg for å oppbevare svært viktige dokumenter som fødsels- og ekteskapsattester, trygdekort, titler, gjerninger og pass. Hold dem trygge og aldri bli kvitt dem.
Trinn 6. Makulere hvert dokument du har satt til side
Å kaste ut ikke -makulerte dokumenter kan etterlate din personlige informasjon utsatt for alle som ser dem. Selv om du ikke er sikker på om dokumentet er sensitivt, er det best å makulere det, ettersom det kan inneholde adresser, fødselsdatoer eller annen informasjon.
Trinn 7. Makulere eller ødelegge digitale medier også
Mange byer og bedrifter vil ha makuleringsdager der lokalbefolkningen eller ansatte kan ta med gamle disketter, CDer eller harddisker for å bli ødelagt. De vil sørge for at det er gjort riktig.
Del 2 av 4: Organisering av viktige dokumenter
Trinn 1. Begynn å organisere de resterende filene
Flytt til et skrivebord eller et stort bord og organiser papirene i hauger som er logiske og fornuftige for deg. Disse blir dine individuelle filer. Lag hauger som hjelper deg å finne akkurat det du leter etter. Vurder kategorier for hjemmeskap, for eksempel:
- Verktøy
- Auto
- Medisinsk
- Kjæledyr
- Virksomhet
- Hjem
- Skatter
- Økonomi
Trinn 2. Spør kolleger om råd om arbeidskap
Det kan være spesifikke selskapskonvensjoner for organisering av papirer på arbeidsplassen din. Hvis ikke, arkiver kronologisk eller alfabetisk. Spør ryddige kolleger hvilke systemer som fungerer best for dem.
Trinn 3. Hold kategoriene enkle
Jo mer spesifikk du får, jo flere filer vil du ha, noe som vil bety mer rot i skapet ditt. Hold hovedfilene mer generelle, og organiser deretter dokumenter i dem.
Trinn 4. Bestem om du vil organisere etter navn eller dato
Når du har sortert hvert papir i riktig haug, begynner du å organisere dem på en måte som gjør det enkelt å finne det.
- For alfabetiske oppføringer, som merker på kvitteringer, plasserer du varer som begynner med A øverst i bunken, og jobber ned til Z.
- For kronologiske arkiveringer, for eksempel datoene for selvangivelse, plasserer du de nyeste dokumentene på toppen av bunken, og jobber mot de eldste dokumentene nederst.
Trinn 5. Legg hver av stablene dine i en mappe
Legg papirene i slik at dokumentet på toppen av bunken er foran i mappen. Dette vil beholde dokumentene i samme rekkefølge som du organiserte dem i.
Del 3 av 4: Gjøre filer enkle å finne
Trinn 1. Merk hver mappe tydelig
Sørg for at skriften på fanen er stor, lesbar og gir mening for deg og andre på kontoret eller familien. Bruk en etikettmaskin for ekstra klarhet.
Trinn 2. La hver skuff holde sin egen kategori, og merk den tydelig også
Del filene dine mellom skuffer på måter som er fornuftige for deg. Hver skuff inneholder en egen kategori. Hver kategori bør inneholde relaterte filer, som vil hjelpe deg med å finne ting lettere.
- Økonomisk informasjon som skattedokumenter, investeringsdokumenter og boliglånsoppgaver kan komme i en skuff.
- Personlige dokumenter som fødselsattester, pass og medisinske journaler kan komme i en annen skuff.
- Bruksanvisninger for forskjellige ting kan komme i en annen.
Trinn 3. Vurder å bruke fargede mapper
Hvis du gir den tilsvarende fargen til minnet, vil det gjøre papirene dine mye lettere å finne. Hvis du allerede har manilla -mapper, kan du legge til farge på dem med markører eller fargede markører. Fargede etiketter kan brukes mer subtilt til samme formål.
Trinn 4. Bruk fargesystemet til å lage underkategorier i skuffene
En informasjonsmateriell -skuff kan for eksempel deles inn i mapper som "Elektronikkhåndbøker", "Elektriske verktøyhåndbøker" og "Rengjøringshåndbøker".
Trinn 5. Endre systemet hvis det ikke gir mening
Etter en eller to måneders bruk, ikke vær redd for å endre tingene som ikke fungerer for deg. Flytt forskjellige filer foran, eller del kategorier som er vanskelig å skille fra hverandre. Husk at arkivskapet ditt er et system for deg, og at det må tilpasses arbeidsflyten din.
Del 4 av 4: Opprettholde organisasjonen
Trinn 1. Vær proaktiv for å holde orden
Vær oppmerksom på e -post og dokumenter når de kommer inn, og når du har håndtert dem, arkiver dem med en gang.
Trinn 2. Sett opp en innboks på skrivebordet hjemme eller på kontoret
Se gjennom innkommende e -post en gang om dagen. Du vil ikke miste oversikten over noe på denne måten, og det vil ikke hoper seg opp. Arkivering vil ikke virke som et slikt arbeid det er gjort litt om gangen.
Trinn 3. Omorganiser skapet ditt ofte
Årlig omorganisering anbefales, og du kan til og med rense den kvartalsvis hvis du har et stort antall filer. Hovedkilden til rot i arkivskap er gamle dokumenter som du ikke lenger trenger, så rens og makuler de gamle tingene etter behov.
Trinn 4. Vurder å konvertere noen av filene dine til digitale medier
Jo flere dokumenter du kan beholde i digitalt format, jo mindre fysisk rot får du i et arkivskap. Gode kandidater for skanning inkluderer kvitteringer, donasjonsbevis eller kontoutskrifter. Noen kan til og med være tilgjengelige online allerede.
Trinn 5. Lag et hoveddokument
I dokumentet forklarer du hvordan arkivsystemet fungerer og hvor ting befinner seg. I nødstilfeller eller uforutsette problemer kan andre trenge å vite hvordan de skal se etter filene dine.
Tips
- Hold arkivskapene dine låst hvis du har nysgjerrige barn eller nysgjerrige familiemedlemmer.
- Hvis du har et problem med å åpne låsen, kan du se Hvordan velge en arkivskapslås.
- Oppbevar svært sensitive dokumenter som fødselsattester eller skjøte i en safe eller brannsikker dokumentsak hvis du er bekymret for at arkivet ikke er trygt nok.
Advarsler
- Hvis du bor i et jordskjelv utsatt område, bolt skap til en stabil vegg. Dette vil forhindre at de faller på en person eller blokkerer en dør under en seismisk hendelse.
- Last ned filene dine forsiktig. Hvis en toppskuff er full og skuffene under den er tomme, kan den velte.
