Hvis du jobber med skolens studentforeningsforening, kan du finne deg selv involvert i å planlegge hjemkomstdansen. En skoledans er en stor begivenhet, og riktig planlegging betyr ikke bare å velge temaer og dekorasjoner, men balansere budsjetter, bestille underholdning og hjelpe til med å koordinere et stort antall frivillige. Planleggingsprosessen kan være lang, men hvis du sørger for at du har nok hjelp, penger og tid når du starter, kan du sette på en vellykket hjemkomstdans.
Trinn
Del 1 av 4: Få mennesker involvert
Trinn 1. Rekruttere frivillige
Å planlegge en dans krever mye arbeid, så det er best å ha et team med mennesker til å hjelpe. Danne en komité på 5-10 frivillige som ønsker å jobbe med hjemkomstdansen.
- Få klasseoffiserer involvert. Dette er en enkel måte å sikre at alle klasser har en jevn stemme i beslutningsprosessen.
- Rekruttere fra utenforstående studentregjering. Hvis organisasjonen din tillater det, kan du rekruttere fra studenter på tvers av campus som ønsker å bli involvert i lederaktiviteter.
- Samarbeid med andre organisasjoner som pep -grupper eller studentledelsesgrupper. Dette gir deg mer støtte fra studentgruppen så vel som potensielle frivillige.
Trinn 2. Lag en grunnleggende gjøremålsliste
Etter hvert som danseplanleggingen skrider frem, kan denne listen vokse, men det vil hjelpe teamet ditt med å holde seg på oppgaven. Starte med:
- Dato
- Tema
- plassering
- Pynt
- DJ
- Fotograf
- Forfriskninger
- Chaperons
- Budsjett
- Fakultetsrådgiver
Trinn 3. Delegere
Når du har fått dine frivillige, er det viktig å sørge for at de alle vet hvilke jobber som må gjøres. Sett bestemte personer til ansvar for visse saker, og deleger det som må gjøres til riktig person.
- Noen jobber, for eksempel å velge en rådgiver og et tema, bør gjøres som et team. Andre, for eksempel å få tilbud fra arenaer og fotografer, kan håndteres av en person eller et lite underutvalg.
- Har grupper som dekker arena, underholdning, reklame og billettsalg og dekorasjon.
- Sjekk inn med teamet ditt regelmessig. Spør "Har vi fullført dette ennå?" eller "Hvordan har vi det med å finne en DJ?" når teamet ditt møtes for å holde alle på oppgaven.
- Sett opp et innsjekkingssystem slik at folk kan rapportere fremgangen sin. Ha en plass der du kan skrive ut en stor sjekkliste over hva som må gjøres, eller beholde en delt kalender mellom gruppen din slik at alle kan rapportere om fremdriften deres.
Trinn 4. Finn en fakultetsrådgiver
I likhet med andre studentgrupper trenger en hjemkomstkomité en fakultetsrådgiver. Hvis en ikke er forhåndsoppgitt, finn en lærer du stoler på eller som kommer godt anbefalt av andre komitémedlemmer.
Din rådgiver bør være involvert i komiteens planer. Hold dem oppdatert med alt du gjør ved å la dem delta på planleggingsmøter og gi dem notat fra møtet
Trinn 5. Rekruttere chaperoner
Foreldre frivillige er viktige ikke bare for å overvåke studenter, men for å hjelpe til med å sette opp og drive dansen. Få en gruppe frivillige foreldre til å hjelpe på dansekvelden.
- Ta kontakt med skolen din for å se hvor mange chaperones de trenger per elev. Mange skoler har sine egne retningslinjer, og det er viktig å overholde din egen skoles forskrifter.
- Samarbeid med skolens foreldre-lærerforening for å finne frivillige. Be om å delta på et møte, slik at du kan presentere muligheten direkte for dem og omgå en påmeldingsliste.
Del 2 av 4: Planlegging av dansens økonomi
Trinn 1. Få tilbud
Hvis du ansetter en DJ, får servert forfriskninger, får profesjonell hjelp med dekorasjonene eller ansetter en profesjonell fotograf, kan du begynne å samle tilbud minst en måned i forveien.
- Spør om tilleggsgebyrer eller utstyrsavgifter, samt timepriser. Spør om hva leverandørene dine vil levere, og hva du forventes å ha. Ta for eksempel kontakt med DJ -en din for å se om de tilbyr lydsystemet, eller om du må leie en fra andre steder.
- Kontakt minst tre alternativer for hver leverandør for å sikre at du får konkurransedyktige priser.
Trinn 2. Lag budsjettet
Budsjettet ditt vil diktere mye av hva du kan og ikke kan gjøre. Snakk med kassen for studentregjeringen for bedre å forstå hvor mye penger komiteen din må bruke på dansen.
- Be fakultetsrådgiveren om å bekrefte budsjettet. Se om skolen vil bidra med noe utenfor studentregjeringens penger.
- Planlegg budsjettet ditt for å omfatte alt du trenger. Bruk tilbudene du fikk fra leverandørene dine, samt budsjettplaner og kvitteringer fra tidligere år for å finne ut hva dansen vil koste.
- Ikke la budsjettet overstige beløpet du har tilgjengelig. Gå tilbake til budsjettet ditt ofte for å sikre at du er i rute.
Trinn 3. Innsamling
Hvis budsjettet ditt ikke er nok til å dekke kostnaden for dansen, kan du lage en innsamlingsplan med komiteen din. Utforsk flere alternativer både på og utenfor campus.
- Vert bakesalg på campus i lunsjperioder så vel som før og etter skoletid.
- Samarbeid med andre studentgrupper for å skaffe penger ved å arrangere arrangementer som bilvask. Arrangementer som lar deg nå ut til samfunnet ditt gir deg flere muligheter til å ta inn kontanter.
- Spør lokale restauranter om de tilbyr innsamlingsnett. Noen restauranter kan tilby programmer som donerer en viss prosent av fortjenesten for natten til en studentorganisasjon. Bli partner med et lokalt spisested og spre ordet via flygeblad, e -post og sosiale medier.
Del 3 av 4: Planlegging av danselogistikken
Trinn 1. Velg et tema
Minst en måned før dansen, ha et tema klart. Kom med fem eller seks temaideer som en komité, og stem på tvers av campus slik at studentene kan velge sin favoritt.
- Få godkjenning fra personalrådgiveren din for eventuelle temaer. Å få temaet avklart tidlig forhindrer senere potensiell avvisning.
- Velg temaer som passer stemningen i dansen. Hvis du vil ha en mer formell dans, kan et Old Hollywood -tema være mer passende. Hvis du vil ha en mer uformell dans, kan noe som Beach Luau passe bedre.
Trinn 2. Reserver et sted
Enten dansen skal være på et lokalt hotell eller i skolens treningsstudio, sørg for å reservere et sted så tidlig som mulig. Ved å sende inn en skikkelig romreservasjon til skolen din, får du den plassen du trenger.
- Ta en kopi av lokalkontrakten eller romreservasjonen for dine egne poster, slik at du kan referere til den når du trenger det.
- Inkluder alle nødvendige fasiliteter på din reservasjon. Hvis du trenger treningsstudioet, badene og kjøkkenet for å lagre forfriskninger, må du liste dem alle.
Trinn 3. Bestill leverandørene dine
Få din DJ, fotograf og andre booket så snart budsjettet er satt. Reserver alt annet utstyr leverandørene dine kan trenge, for eksempel lydsystemer, også på dette tidspunktet.
- Samarbeid med personalrådgiveren din for å sikre at alle kontraktene er riktig utarbeidet og inneholder all informasjonen skolen din trenger.
- Behold kopier av eventuelle kontrakter eller avtaler for komiteens gjennomgang.
Trinn 4. Lag en dagsplan
Før alt blir for hektisk med resten av hjemreisen, lag en detaljert plan for hvordan du vil at dansedagen skal fungere. Sett planen din en måned i forveien.
- Ha en detaljert planløsning av plasseringen din og hvordan du vil dekorere.
- Tegn ut hvor DJ -en skal dra, hvor billettbordet er satt opp, hvor lysene skal tøyes og andre detaljer.
- Lag en plan for strøkkontroll. Bestem hvor strøk skal lagres, hvor bordet skal dekkes, og hvordan du vil merke strøk for å holde dem organisert. Sørg også for at du har minst en frivillig til å bemanne bordet og to for å hente strøk.
- Utpeke noen som koordinatorens dag. Denne personen vil kommunisere med de frivillige på dansekvelden og feilsøke eventuelle problemer som måtte dukke opp.
Trinn 5. Gå på shopping
Få alt du trenger for å dekorere to til tre uker i forveien. På den måten har du god tid til å finne alternativer for noe hvis du ikke finner det lokalt. Handle mat dagen før eller dagen før, slik at ingenting går dårlig.
- Ta kontakt med lokale butikker for å se om de er villige til å donere bestemte varer eller gi rabatt til skolen.
- Sett større gjenstander eller letfordærvelige gjenstander på vent. Snakk med ditt lokale marked om å reservere matbrett på forhånd og hente dem på dansedagen. Gjør det samme for større pyntegjenstander som du kanskje ikke kan lagre enkelt på campus.
Trinn 6. Selg billetter
Begynn å selge billetter minst to uker før selve dansen. Kompliment salg med annonser i skolens kunngjøringer, samt bannere og plakater på tvers av campus.
- Kunngjør salgsdatoer og billettpriser på forhånd i skoleavisen din, under kunngjøringen av skolen og på skolens nettsted samt sosiale medier.
- Sett opp et bord for å selge før og etter skolen i en halv time til en time, så vel som i lunsjperioder.
- Lag en frivillig tidsplan for å sikre at bordet er bemannet under alle salgstider. Samarbeid med kassereren din for å få andre frivillige, om nødvendig.
- Bestill kassa minst en uke før du begynner å selge billetter. Snakk med kassereren om hvorvidt kassa vil bli levert av studentforeningens forening, skoleadministrasjonen eller fra en annen kilde.
Del 4 av 4: Sette opp dansen
Trinn 1. Forbered deg på uken før
De fleste skoler leder opp til hjemkomstdansen med en hjemveisuke. Spirituker involverer ofte mange hendelser, så sørg for at du vet hvem og hva som vil være tilgjengelig for deg.
- Snakk med personalrådgiveren din om utstyr som bord og stoler. Sørg for at disse er klare for deg minst et par timer før dansen, slik at du kan sette opp.
- Snakk med skoleadministrasjonen for å sikre at leverandørene dine har bestemte områder å parkere, losse og sette opp. Husk at de med tungt utstyr må være i nærheten av stedet.
- Lag en plan for dansedagen. Samarbeid med komiteen din og eventuelle andre frivillige for å tildele oppgaver som å sette opp stoler og dekorere. Sørg for at alle kjenner jobben sin i god tid.
Trinn 2. Sett opp lokalet
Gi deg selv og dine frivillige minst seks timer på å sette opp dansen. Få satt opp dekorasjoner så mye som mulig før leverandørene dine kommer.
- La DJ, fotograf og chaperons komme tidlig. Vis DJ'en området der de skal jobbe, og gi fotografen en omvisning i rommet.
- Delegere oppgaver til chaperonene, for eksempel å hjelpe til med sjekk av pels, overvåke dansegulvet eller hjelpe til med folkekontroll. Vis dem hvor de trenger å være, og sett dem i kontakt med koordinatorens dag.
Trinn 3. Nyt dansen
Sørg for at du og alle dine frivillige har litt tid til å nyte dansen også. Bygg pauser i timene til de frivillige, slik at alle har litt tid til å ha det gøy.
- La for eksempel en billettlaster avlaste din dag-for-koordinator en stund når alle er inne, eller få en chaperone til å stå på med frakk-sjekk mens frakkvaktene skal danse.
- Dine frivillige er også studenter. Gi dem tid til å glede seg over innsatsen.
Trinn 4. Rydd opp lokalet
Så snart dansen er over, begynn å ta ned dekorasjoner og rengjøring. Finn ut hva skolens fasiliteter vil ta seg av, og planlegg å gjøre resten med dine frivillige.
- Fasilitetstjenester dekker ofte ting som støvsuging, mopping og rengjøring av bad. Dekorasjoner, bord, stoler og utstyr er ofte hjemkomstkomiteens ansvar.
- Ta med ekstra rengjøringsmateriell som papirhåndklær, søppelsekker, svamper og rengjøringsløsning. Dette vil hjelpe til med å ta vare på mindre merker eller riper rundt lokalet.
- Sørg for at alt søppel kommer til et bestemt søppelområde. Spør skolen din om du trenger å planlegge en dumpster-avhenting og henting for opprydding av hendelser.
- Prøv å rekruttere så mye hjelp som mulig for opprydding. Det er også en god idé å få frivillige til å gå rundt under arrangementet og hente søppel, så det er mindre å gjøre etterpå.
Video - Ved å bruke denne tjenesten kan noe informasjon bli delt med YouTube
Tips
- Sørg for å annonsere dansen din så mye som mulig rundt skolen. Bruk små og store plakater sammen med bulletin -kunngjøringer og PA -kunngjøringer.
- Hold dansen rimelig. Det skal være et morsomt arrangement, og studenter vil ikke dra hvis de føler at det ikke er verdt det. Se på de siste årene for å se hvor mye billetter koster, og prøv å ikke øke prisen med mer enn noen få dollar.
- Temaer for dans kan være alt fra Ready Set Glow til Under the Sea to a Night in Athens. Få kreative og kildeideer fra studentgruppen.
