Både enkeltpersoner og småbedriftseiere ansetter ofte uavhengige entreprenører for å hjelpe til med å fullføre både kortsiktige og langsiktige prosjekter. Med en uavhengig entreprenør trenger du ikke bekymre deg for å holde tilbake lønnskatt. For å ansette en uavhengig entreprenør, utarbeid en kontrakt som tydelig definerer forholdet ditt og arbeidet personen vil utføre for deg. Når din entreprenør har fullført arbeidet, må du sørge for å sende inn de riktige skatteskjemaene og foreta nødvendige utbetalinger for arbeidstakers kompensasjonsdekning.
Trinn
Metode 1 av 3: inngå en juridisk kontrakt
Trinn 1. Søk på nettet etter skjemaer eller maler
Når du utarbeider en kontrakt for å ansette en uavhengig entreprenør, trenger du ikke starte fra bunnen av. Offentlige etater, advokatfirmaer og andre juridiske tjenester har gratis skjemaer tilgjengelig som du kan kopiere og tilpasse dine behov.
- En mal designet for uavhengige entreprenører i samme bransje vil være lettere for deg å tilpasse. For eksempel, hvis du ansetter en frilansskribent for å produsere innhold for nettstedet ditt, vil du ikke nødvendigvis bruke en avtalemal designet for byggentreprenører.
- Ideelt sett bør du finne en avtale som er designet for å brukes i staten der du bor (eller hvor arbeidet vil bli utført) og utarbeidet eller gjennomgått av en advokat.
Trinn 2. Identifiser avtalepartene
Avtalen din bør inneholde de juridiske navnene på både deg selv og din uavhengige entreprenør. Hvis den uavhengige entreprenøren har en LLC eller et selskap, bruker du det juridiske navnet på virksomheten i stedet for entreprenørens individuelle navn.
I kontrakter er det vanlig å stave de juridiske navnene en gang i utgangspunktet og referere til partene med generiske titler gjennom resten av kontrakten. For eksempel kan du omtale deg selv som "klient" og den uavhengige entreprenøren som "entreprenør"
Trinn 3. Inkluder en bestemt tidsperiode
Vanligvis, når du ansetter en uavhengig entreprenør trenger du bare deres tjenester i en kort periode. Avtalen bør spesifikt angi når kontraktsforholdet begynner og når det vil ende.
- Selv om du har tenkt at kontrakten skal avsluttes når arbeidet er fullført, vil du fremdeles ha en kontraktsmessig frist som arbeidet må fullføres på.
- Hvis du har tenkt at forholdet skal være lengre, kan du sjekke statens lov eller kontakte en ansettelsesadvokat for å finne ut om det er noen begrensninger i staten din angående lengden på kontrakter.
Trinn 4. Beskriv arbeidet som skal utføres
Kontrakten din bør inneholde en seksjon som spesifiserer spesifikt hva entreprenøren skal gjøre for deg, inkludert hva de vil være ansvarlig for og hvordan deres ytelse vil bli evaluert.
- Hvis entreprenøren må bruke noen av sine egne verktøy eller ressurser, må du inkludere denne informasjonen i beskrivelsen av jobben.
- Inkluder all informasjon om hvordan det ferdige arbeidet vil bli sendt eller levert til deg, om nødvendig.
Trinn 5. Oppgi betalingsbetingelser
En del av avtalen din bør spesifikt angi hvor mye entreprenøren får betalt for sine tjenester, samt når og hvordan du betaler. Inkluder eventuelle vilkår du vil sette ved sluttbetalingen.
- For eksempel, hvis du ansetter en entreprenør for å ombygge kjøkkenet ditt, kan du gjøre den siste betalingen til entreprenøren avhengig av at arbeidet går gjennom inspeksjonen.
- Inkluder betalingsmåten. Hvis du betaler gjennom en tredjepartstjeneste som tar gebyrer, bør kontrakten din oppgi om du eller entreprenøren er ansvarlig for å betale disse gebyrene.
Trinn 6. Definer personen som en uavhengig entreprenør
Alle uavhengige entreprenøravtaler inkluderer juridisk språk som sier at personen er en uavhengig entreprenør og ikke din ansatte. Det kan inneholde en kort beskrivelse av ansvaret entreprenøren har som følge av dette forholdet.
- I noen tilfeller kan det være nok bare å inkludere en uttalelse som sier "Ved å tilby tjenester under denne avtalen er partene enige om at Entreprenør er en uavhengig entreprenør og ikke en ansatt hos Kunden."
- Noen stater kan kreve et bestemt språk for å opprette et uavhengig entreprenørforhold. Sørg for at alle skjemaer eller maler du bruker, er utformet for å være juridisk gyldige i din stat.
Trinn 7. Få kontrakten signert før arbeidet starter
Ved å signere kontrakten før den uavhengige entreprenøren starter arbeidet for deg, sikrer du at kontrakten lovlig vil styre arbeidet som er utført. Hvis entreprenøren starter arbeidet før han signerer kontrakten, kan de senere argumentere med at de samtykker i noe annet.
Både du og entreprenøren bør signere kontrakten. Etter at alle signaturer er på plass, må du lage kopier av den signerte kontrakten for entreprenøren og dine egne poster
Metode 2 av 3: Ta vare på skattemessige spørsmål
Trinn 1. Bruk skjema SS-8 for å få en formell bestemmelse fra IRS
Hvis du har spørsmål om personen du har ansatt vil bli klassifisert som en uavhengig entreprenør eller en ansatt, vil IRS ta en avgjørelse for deg.
- Bare det å ringe personen til en uavhengig entreprenør er kanskje ikke nok. IRS vurderer fakta i tre generelle kategorier - atferdskontroll, økonomisk kontroll og type forhold - for å avgjøre om noen er en uavhengig entreprenør.
- Enten du eller entreprenøren kan sende inn skjema SS-8 når som helst. Du angir fakta om forholdet på skjemaet, så vurderer IRS disse faktaene og avgjør om personen er en uavhengig entreprenør eller ansatt.
- Hvis du har tenkt å sende inn skjema SS-8, må du gjøre det så snart som mulig. Det kan ta så lang tid som 6 måneder før skattemyndighetene evaluerer skjemaet og bestemmer seg.
Trinn 2. Få entreprenøren til å fylle ut skjema W-9
Skjema W-9 brukes for å få den uavhengige entreprenørens fulle juridiske navn og skatte-ID. Entreprenørens skatteidentifikasjonsnummer kan være personnummeret eller et arbeidsgiveridentifikasjonsnummer (EIN).
Når entreprenøren gir W-9 tilbake til deg, må du beholde den i filene dine i minst 4 år. Du må kanskje vise det til skattemyndighetene hvis det oppstår spørsmål angående skattene dine
Trinn 3. Filskjema 1099-MISC hvis du betaler entreprenøren mer enn $ 600
Når du betaler en uavhengig entreprenør, må du sende en informasjonsretur til IRS som angir hvor mye du betalte dem. Faktisk å betale skatt på den inntekten er entreprenørens ansvar.
Du kan også fylle ut et skjema 1099 og sende det til den ansatte, selv om du ikke er pålagt å gjøre det
Trinn 4. Send eventuelle nødvendige rapporter til staten din
Spesielt hvis du er en liten bedrift, kan du bli pålagt å sende informasjonsrapporter til statens arbeids- og skatteavdelinger hvis du ansetter uavhengige entreprenører.
- For å finne ut hvilke rapporter som kreves, ta kontakt med statens skattekontor eller statens arbeidsformidling.
- Statene kan ha andre regler enn skattemyndighetene om hvorvidt en arbeider er klassifisert som en uavhengig entreprenør eller en ansatt for skatt eller andre formål. Finn ut det på statens arbeidsavdeling, eller snakk med en lokal arbeidsadvokat.
Trinn 5. Sjekk statens lov om arbeidstakers kompensasjonsdekning
I noen stater må du betale for arbeidstakers erstatningsdekning for uavhengige entreprenører. For å finne ut det sikkert, kontakt statens arbeidsdepartement.
Du kan vanligvis bruke avdelingens nettsted for å finne ut om du må betale arbeidstakers kompensasjon. Det kan være en liste over faktorer å vurdere, eller et verktøy du kan bruke til raskt å vurdere om du må betale for arbeidstakers erstatningsdekning
Metode 3 av 3: Velge en uavhengig entreprenør som skal leie
Trinn 1. Identifiser hva du trenger fra din uavhengige entreprenør
Før du begynner å lete etter en uavhengig entreprenør, må du bruke litt tid på å finne ut nøyaktig hvilke ferdigheter de trenger for å fullføre arbeidet du har for dem.
- Å ansette en uavhengig entreprenør kan være annerledes enn å ansette en entreprenør til en byggejobb eller annen arbeidsposisjon. Metodene dine for å evaluere deres ferdigheter og erfaring vil også være forskjellige.
- For eksempel, hvis du vil at noen skal skrive innhold for bedriftens nettsted, kan du be om et skriveeksempel for å evaluere. Hvis du også vil at de skal designe innholdssidene dine, kan du derimot lete etter webdesignutdannelse eller sertifiseringer.
Trinn 2. Be venner eller kolleger om henvisninger
Hvis noen du kjenner og stoler på har nylig ansatt en uavhengig entreprenør av lignende årsaker, kan du spørre hvem de brukte. En henvisning kan spare deg for mye tid og penger på å sjekke noens bakgrunn.
- Finn ut hva slags arbeid den uavhengige entreprenøren generelt gjør, og hvor mye din venn eller kollega betalte dem.
- Spør spesifikt om din venn eller kollega har forbehold om å anbefale den uavhengige entreprenøren, eller om de har problemer. Et problem som ikke var et problem for dem, kan være en avtalebryter for deg.
Trinn 3. Gjør en grundig bakgrunnskontroll
Selv om en uavhengig entreprenør har blitt anbefalt deg, sjekk vurderinger av entreprenøren og finn ut alt du kan om deres rykte i bransjen. Søk på nettet for å finne nettstedet deres. Hvis de har en portefølje av nylige prosjekter, kan det gi deg en ide om de ville fungere bra for deg.
- Hvis de har lisenser eller sertifiseringer, ta kontakt med byrået som utstedte lisensen eller sertifiseringen, og kontroller at den er gyldig og har god status.
- Det finnes en rekke nettsteder, for eksempel Upwork og Guru, hvor du kan annonsere arbeid for uavhengige entreprenører og frilansere. Vanligvis byder uavhengige entreprenører deretter på prosjektet ditt, og du kan velge den du vil bruke.
Trinn 4. Intervju minst 3 uavhengige entreprenører
Å snakke med flere mennesker hjelper deg ikke bare med å finne den best kvalifiserte uavhengige entreprenøren til å håndtere prosjektet ditt, det lar deg også få arbeidet utført til riktig pris. Ha et beløp i tankene som du er villig til å betale for arbeidet, og la entreprenører legge inn bud på prosjektet.
- Still spørsmål om deres tidligere erfaring og fagkompetanse. Finn ut om de har fullført prosjekter som ligner på dine.
- Få navnene på tidligere kunder med prosjekter som ligner på dine som du kan kontakte om entreprenøren.
Trinn 5. Diskuter prosjektet i detalj
Din uavhengige entreprenør bør ha en god idé på forhånd om nøyaktig hvilket arbeid du vil at de skal fullføre, hvilke aspekter av arbeidet de vil være ansvarlig for, og hvor lenge jobben forventes å vare.
- Spesielt hvis de jobber for andre kunder, får du en god ide om hvor mange timer om dagen (eller uken) de kan bruke på prosjektet ditt. Gi dem beskjed hvis du trenger dem til å være tilgjengelige i bestemte timer.
- Vær tydelig om dine forventninger til prosjektet og dine mål for gjennomføring. Hvis de blir pålagt å ta med egne verktøy eller ressurser for å fullføre prosjektet, må du gi dem beskjed på forhånd.
