Et notat, eller notat, er en melding skreddersydd for et bestemt publikum for å informere dem om noe. Notater er et generelt kontordokument, slik at de kan dekke en lang rekke emner og distribueres i papirkopier, per faks eller via e -post. Vanligvis avhenger formaliteten til notatet av organisasjonen du jobber for og temaets juridiske karakter. Et husrenoveringsnotat er generelt for å fortelle leietakere, ansatte, eiere eller arbeidere om en nødvendig renovering som vil påvirke miljøet deres. Finn ut hvordan du skriver et notat for bygningsrenoveringer.
Trinn
Trinn 1. Be om kopier av tidligere memoranda
Du kan få en følelse av tonen og formaliteten i organisasjonen din ved å se på eksempler på tidligere meldinger. Be din overordnede om å bare levere de prøvene de har vært fornøyd med.
Trinn 2. Skaff kopier av kontaktinformasjon for alle som er berørt av dette notatet
Du må sende hver part en kopi, og det kan ta noen dager eller uker å få alle nødvendige adresser eller e -poster.
Trinn 3. Samle fakta som er nødvendige for å bevise behovet for en bygningsrenovering
Hvis et bolig- eller leilighetsstyre har vedtatt et forslag om godkjenning av renoveringen, be om en kopi av forslaget, slik at det kan rekvireres eller distribueres. Jo større renovering, desto mer bevis trenger du.
Trinn 4. Fastsett tidsfrister
Ved større renoveringer kan det være lurt å sende notatet i god tid på forhånd, slik at de kan lage den nødvendige innkvarteringen. Hvis renoveringen er i siste liten, må du bestemme dato og klokkeslett da den skal skje, inkludert tid for folk å gjøre overnatting.
Trinn 5. Skriv en oversikt over notatet ditt
Enhver forretningsskriving brukes til å overbevise leseren om noe. Under overskrifter lager du et utkast som inkluderer memo -emnet, beskrivelsen, frister og datoer, beviset og kontaktinformasjonen for en oppfølging.
Trinn 6. Strukturere notatet ditt
Bruk selskapets logo og struktur, hvis det vil være et notat produsert under navnet på et selskap. Følgende er retningslinjer for formatering av et notat:
- Plasser adressatnavnet i øvre venstre hjørne av tekstbehandlingsdokumentet. Det kan være et generelt eller spesifikt navn, men det skal være lett gjenkjennelig, slik at personen vet at husets renoveringsnotat er knyttet til dem.
- Skriv deretter inn personen, personene eller selskapet som skriver notatet. Hvis du skriver notatet for en avdeling eller et selskap, må du kanskje be om godkjenning før du sender notatet under andres navn.
- Legg inn datoen nedenfor. Notater bør produseres ganske raskt, fordi de vanligvis ber noen om å legge merke til noe i tide.
- Skriv emnet for bygningsrenoveringsnotatet med de best mulige beskrivende ordene. For eksempel, i stedet for å skrive "Emne: Bygningsrenoveringer", skriver du "Heisreparasjon, 30. august 06.00 til 08.00."
- Skriv meldingsdelen. Skriv formålet, hvorfor renoveringen er nødvendig, hvorfor renoveringen kommer leseren til gode og det nødvendige beviset, for eksempel byggekoden eller sikkerhetsspørsmål. Vær direkte; Prøv å ikke inkludere skriving som ikke støtter meldingen din.
Trinn 7. Inkluder punktlister eller lister, om nødvendig
Det er mer sannsynlig at folk leser notater som ikke er tekstblokker. Siden notater er ganske uformelle, kan du lage punktlister eller bruke fet tekst for å markere en viss del av renoveringsfristen eller formålet.
Trinn 8. Rediger notatet ditt til 1 side
Hvis du gir et notat til mange mennesker, er den beste måten å sikre at de vil lese det, å holde det kort. Hvis det er for langt og formålet ikke umiddelbart er klart, kan de legge det vekk til de har ledig tid.
Dette gjelder ikke juridisk memorandum og noen selskapsnotater som inkluderer bygningsrapporter eller styrebevegelser. Sørg for at du vet hvilken lengde publikummet ditt forventer
Trinn 9. Bevis notatet ditt for stave- og grammatikkfeil
Hvis skriveferdighetene dine ikke er sterke, gir du den til en overordnet eller kollega som kan redigere den.
Trinn 10. Signer brevet
Når den er godkjent, vil du signere og datere den for å gjøre den offisiell. Inkluder kontaktinformasjonen din og kontaktinformasjonen til alle de kan rette spørsmål til nederst i notatet.
Trinn 11. Inkluder nødvendige vedlegg
Skriv ut kopier av notatet og vedleggene for hver av kontaktene dine. Stift dem til notatet før du leverer dem.
Trinn 12. Lever notatet ditt i tide
Folk vil trenge tid til å lage planer under renovering, så prøv å få informasjonen ut til dem når den blir kunngjort.
